Einrichtung der E-Prüfung

Für das Generieren der E-Prüfung steht Ihnen in EvaExam ein Online-Assistent zur Verfügung (Wizard), der Sie durch die Auswahlmenüs führt. So definieren Sie die Prüfung durch verschiedene Parameter, betten Ihren Prüfungsbogen in die E-Prüfung ein und bereiten den Zugang für die Prüflinge vor. Diese individualisierten Zugänge können Sie automatisch oder manuell per E-Mail versenden.

Wählen Sie im linken Seitenmenü unter Prüfungen die Option Prüfung anlegen. Anschließend erstellen Sie einen neuen Ordner, in dem Sie Ihre E-Prüfung speichern möchten (vgl. Abb. 1). Später können Sie diesen auswählen, um weitere Prüfungen darin zu speichern, bzw. weitere Ordner anlegen.

Abb. 1: Anlegen eines neuen Ordners zum Speichern der E-Prüfung

Vergeben Sie anschließend einen Titel für Ihre Prüfung {LV-TITEL} und wählen die Option E-Prüfung aus (vgl. Abb. 2 und Abb. 3).

Abb. 2: Prüfung anlegen - Namen geben & E-Prüfung auswählen

Abb. 3: Prüfung anlegen - Art der Prüfung: E-Prüfung

Bei einer E-Prüfung haben Sie die Möglichkeit, zwischen einem klassischen Layout (in Graustufen) und einem Designtemplate (farblich) zu wählen. Falls Sie ein eigenes Online-Template erstellt haben (z.B. mit einer eigenen konfigurierten Startseite für Prüflinge), wird dies hier ebenfalls zur Auswahl angezeigt.

Um eine bestehende Liste von Teilnehmer:innen nutzen zu können, aktivieren Sie die Option Teilnehmer-Import (Details unter Import der Teilnehmerliste und Generierung der TAN-Listen). Hier können Sie auch auswählen, wie die Prüfungsfragen (gesamter Fragebogen, Frageweise, Gruppenweise oder Seitenweise) den Prüflingen angezeigt wird.

Die Auswahl der Anzeige der Prüfungsfragen kann unterschiedlichen Zwecken dienen und die verschiedenen Darstellungsweisen haben ihre Vor- und Nachteile:

ListenpunktDie Darstellung „Gesamt“ zeigt alle Prüfungsfragen auf einer Seite. Prüflinge können alles auf einen Blick sehen, allerdings keine einzelnen Fragen markieren. Außerdem kann nach Fragen gesucht werden.
Wenn Sie „Seitenweise“ oder „Fragegruppenweise“ auswählen, können Sie den Prüflingen die Fragen nach Themen geordnet anzeigen lassen. Die Prüflinge können Abschnitte markieren.
Die Auswahl „Frageweise“ bietet die Möglichkeit, einzelne Fragen zu markieren und ein Austausch zwischen Prüflingen zu konkreten Fragen wird erschwert.

Ihnen wird bei der Erstellung einer E-Prüfung die Option Teilnehmerreport anzeigen gegeben. Bitte wählen Sie diese Option NICHT aus. Die Option Teilnehmerreport anzeigen bedeutet, dass die Teilnehmenden, wenn die Prüfung nur aus geschlossenen Fragen besteht, nach beenden der Prüfung sofort ihre Ergebnisse erhalten, die das System automatisch ausgewertet hat.

Bearbeitungszeit für die E-Prüfung, inkl. Berücksichtigung der Nachbearbeitungszeit

Sie sollten in jedem Fall eine Bearbeitungszeit für Ihre Prüfung festlegen, diese ergibt sich in den meisten Fällen aus der Fachspezifischen Anlage (FSA) des Studienprogramms. Rechnen Sie bitte für technische Aspekte einen zeitlichen Puffer ein.

Während der E-Prüfung können Sie die Bearbeitungszeit zwar noch ändern, dies hat allerdings nur Auswirkungen auf die Klausuren, für die zum Zeitpunkt dieser Änderung noch kein Login erfolgt ist.

Sobald die Zeit für die Prüfung vorbei ist und alle Teilnehmenden ihre Klausur entweder selbstständig abgesendet haben bzw. ihre individuelle Bearbeitungszeit abgelaufen ist (in diesem Fall erfolgt ein automatisches Absenden der Ergebnisse), können Sie die Prüfung schließen. Nun ist keine weitere Abgabe mehr möglich.

Sie haben die Möglichkeit, die Prüfung von vorneherein als geschlossen anzulegen. Dann können die Teilnehmenden, auch wenn sie die Zugangsdaten schon erhalten haben, erst auf die Prüfung zugreifen, wenn Sie als Prüfer:in die Prüfung manuell öffnen. So hat eine bei größeren Gruppen mögliche Zeitversetzungen beim Versenden der Zugangsdaten keine Auswirkungen auf die Bearbeitungszeit der Teilnehmenden.

Eine nachträgliche Verlängerung der Prüfungszeit für Studierende, die einen Nachteilsausgleich erhalten, ist nicht möglich. Legen Sie für diese Studierenden eine neue Prüfung an, in der Sie mehr Bearbeitungszeit einstellen.

Prüfungsbogen auswählen

Um eine Prüfung mit EvaExam durchzuführen, muss eine Prüfung angelegt werden. Dazu wählen Sie einen ihrer zuvor erstellten Prüfungsbögen aus.

Sie haben bei der Erstellung einer E-Prüfung die Möglichkeit, bis zu 10 verschiedene Varianten der Anordnung der Fragen auf einem Prüfungsbogen zu wählen. Außerdem können Sie die Antwortoptionen einer Frage verwürfeln, sodass die richtigen Antworten immer an anderer Stelle erscheinen. Die Erstellung mehrerer Varianten kann z. B. hilfreich sein, um einen Austausch der Studierenden untereinander in Bezug auf die richtigen Antworten zu erschweren.

Import der Teilnehmerliste und Generierung der TAN-Listen

Bei der Erfassung der Teilnehmer:innen für die Remote-E-Prüfung und der damit im Zusammenhang stehenden Generierung von Zugangslinks (URLs) können Sie zwischen der manuellen Eingabe von E-Mail-Adressen und einem Import einer Teilnehmer:innenliste (z.B. der Prüfungsliste aus myStudy) wählen. Dies wird nur bei Prüfungen verwendet die nicht vor Ort stattfinden.

Bei der manuellen Eingabe von Mailadressen erfolgt die Kopplung des individualisierten Zugangslinks mit der Matrikelnummer erst durch die Student:in zu Beginn der Prüfung, indem diese ihre Matrikelnummer manuell eingibt. Hier kann es ggfs. zu Tippfehlern kommen, was später die Zuordnung der bearbeiteten Klausur zur geprüften Teilnehmenden erschwert.

Aus diesen Gründen empfehlen wir unbedingt, die Daten der Teilnehmer:innen aus myStudy zu importieren. In den Formularen für das Prüfungsverfahren finden Sie einen „Export zum Import in EvaExam“. Diese Liste wurde bereits den Anforderungen des Systems gerecht erstellt. Damit einem reibungslosen Import nichts im Wege steht, sollten Sie diese Datei nicht noch einmal mit einem Programm auf ihrem Computer öffnen, sondern so wie sie ist in EvaExam importieren. Beachten Sie bitte, dass die Studierende sich bis zu 3 Tage vor einer Klausur noch abmelden können, Sie also frühestens 2 Tage vor der Prüfung die Prüfungslisten aus myStudy importieren. Um die Importfunktion vorab zu testen, können Sie auf die Beispielteilnehmerdaten zurückgreifen, die Sie in EvaExam unter Extras finden können.

Wenn Sie die Teilnehmer:innen über den .csv-Import via myStudy importieren, finden Sie nach wie vor 10% mehr „Ersatz-Teilnehmer:innen“ in der Teilnehmer:innenliste, als Studierende sich für die Prüfung angemeldet haben. Durch die Einführung des neuen Prüfungsdashboards und die Möglichkeit der manuellen Öffnung sowie Sperrung von TANs direkt durch das Prüfer:innen Dashboard (Details unter Schritt 4.2), entfällt grundsätzlich die Nutzung der „Ersatz-Teilnehmer:innen“ als Ersatz-TANs. Zur Sicherheit bleibt die Option, die „Ersatz-Teilnehmer:innen“ aus der myStudy Prüfungsliste in EvaExam zu importieren, bestehen.

Nachdem alle gewünschten Daten im System erfasst sind, können Sie den Auftrag abschließen: Systemseitig werden TANs bzw. Zugangslinks (URLs) erstellt, diese mit der E-Mail-Adresse und ggf. weiteren Daten (wie Matrikelnummer, Name) verknüpft und automatisiert per Mail versendet, sobald Sie dies veranlassen. Sie können die Mail, die an die Teilnehmenden versendet wird, individuell anpassen. Gerne können Sie dafür die von uns erstellten Textbausteine, die im System hinterlegt sind, nutzen. Klicken Sie dafür in den Prüfungsdetails im Bereich Aktionen auf „TANs per E-Mail an Befragte versenden“ (s. Abb. 4). Dabei erhalten alle importierten Studierenden eine E-Mail mit der individuellen TAN. Wenn Sie keine Studierenden importiert haben sollten, müssen Sie die E-Mail-Adressen manuell eingeben und mit einem Absatz voneinander trennen.

Abb. 4: Übersicht zum automatischen Versenden der E-Mail mit der TAN an Studierende.

Standardmäßig ist der Versand der TAN (Platzhalter [SHORT-PSWD]) eingestellt. Falls Sie eine Remote-Klausur schreiben und den Studierenden daher den Link zur E-Prüfung zukommen lassen möchten, dann nutzen Sie in der Mail gerne den Platzhalter [EXAM_START_LINK].

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